Vergabemanagement steuert alle Beschaffungsvorhaben einer Organisation von der Bedarfsmeldung über das Verfahren bis zum Vertrag.
Definition
Während das Vergabeverfahren ein einzelnes Beschaffungsvorhaben beschreibt, betrachtet Vergabemanagement die Gesamtheit: Planung der Vorhaben über das Jahr, Bündelung gleichartiger Bedarfe, Rahmenverträge, Fristen und die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich, IT und Vergabestelle.
Die Kernaufgaben
- Bedarfe frühzeitig erfassen und Vorlaufzeiten realistisch planen.
- Gleichartige Bedarfe bündeln, statt vielfach knapp unterhalb der Schwellen zu beschaffen.
- Rahmenverträge nutzen, wo wiederkehrende Leistungen anfallen.
- Vertragsfristen und Verlängerungsoptionen überwachen.
- Erfahrungen aus abgeschlossenen Verfahren in künftige Unterlagen überführen.
Der häufigste Fehler
Die Vergabestelle wird zu spät eingebunden. Ein IT-Vorhaben ist fachlich durchgeplant, der Termin steht, und dann zeigt sich, dass allein das Verfahren mehrere Monate braucht. Vergaberechtliche Vorlaufzeiten gehören deshalb von Beginn an in den Projektplan, nicht als nachgelagerter Schritt.
Abgrenzung
Das Vergabeverfahren ist der rechtlich geregelte Ablauf einer einzelnen Beschaffung. Vergabemanagement ist die übergreifende Steuerung aller Beschaffungen.
Weiterführende Begriffe
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