Ein Workflow ist ein definierter Arbeitsablauf, bei dem Aufgaben nach festgelegten Regeln von Station zu Station weitergegeben werden.
Definition
Ein Workflow legt fest, welche Schritte in welcher Reihenfolge durchlaufen werden, wer jeweils zuständig ist, welche Bedingungen einen Übergang auslösen und was bei Ausnahmen geschieht. In IT-Systemen werden Workflows häufig technisch abgebildet und automatisiert.
Typische Beispiele
- Antrag stellen, prüfen, genehmigen, bescheiden.
- Urlaubsantrag mit Vertretungsregelung.
- Rechnungsprüfung mit Freigabestufen nach Betrag.
- Dokumentenfreigabe mit Vier-Augen-Prinzip.
Die Falle der Automatisierung
Ein schlecht gestalteter Ablauf wird durch Automatisierung nicht besser, sondern nur schneller und starrer. Vor der technischen Umsetzung sollte deshalb geprüft werden, ob Schritte entfallen oder zusammengelegt werden können. Besonders Freigabestufen sind häufig historisch gewachsen und ohne aktuellen Zweck.
Abgrenzung
Der Prozess beschreibt den fachlichen Ablauf. Der Workflow ist dessen konkrete, meist systemgestützte Umsetzung.
Weiterführende Begriffe
Sie planen ein komplexes IT-Projekt?
SABIC IT unterstützt Unternehmen und öffentliche Organisationen von der Projektinitialisierung bis zum Go-Live, strukturiert, transparent und mit klarem Fokus auf Ergebnisse.
Kostenloses Erstgespräch buchen