Eine Microsoft-365-Migration überführt E-Mail, Dateien und Zusammenarbeit aus bestehenden Systemen in die Microsoft-Cloud. Der technische Umzug ist dabei nur die halbe Aufgabe.
Definition
Migriert werden typischerweise Postfächer aus einem lokalen Exchange oder einem anderen Anbieter, Dateiablagen von Netzlaufwerken nach SharePoint und OneDrive sowie bestehende Kommunikationswege nach Teams. Dazu kommen Identitäten, Berechtigungen und Geräteverwaltung.
Die Bausteine
- Identitäten: Verzeichnisabgleich und Anmeldeverfahren, in der Regel mit Mehr-Faktor-Authentifizierung.
- E-Mail: Postfächer, Kalender, Verteiler und Ressourcen, meist in Wellen migriert.
- Dateien: Umzug der Netzlaufwerke mit neuer Ablagestruktur statt Eins-zu-eins-Kopie.
- Zusammenarbeit: Teams-Struktur, Namenskonventionen und Regeln für die Anlage neuer Bereiche.
- Sicherheit und Compliance: Aufbewahrung, Klassifizierung, externe Freigaben, Datenschutzfragen.
Der eigentliche Aufwand
Die Postfachmigration ist ein weitgehend gelöstes technisches Problem. Schwierig sind die Dateiablagen. Netzlaufwerke enthalten meist tiefe Ordnerstrukturen, Dubletten und Berechtigungen, die über Jahre einzeln vergeben wurden. Werden diese unverändert übernommen, entsteht in SharePoint dieselbe Unübersichtlichkeit mit zusätzlichen technischen Grenzen. Sinnvoll ist eine Neustrukturierung entlang der Arbeitsprozesse mit klaren Berechtigungsgruppen.
Der Faktor Mensch
Teams verändert Arbeitsgewohnheiten stärker als jedes andere Werkzeug im Paket. Ohne Regeln entstehen innerhalb weniger Monate Hunderte ungenutzter Teams und parallele Kommunikationswege. Klare Konventionen, Beispiele für gute Nutzung und begleitende Schulungen entscheiden über den Erfolg mehr als die technische Migration.
Datenschutz und Souveränität
Speicherort, Auftragsverarbeitung, Protokollierung und Zugriffsmöglichkeiten sollten vor dem Start geklärt und dokumentiert sein. Insbesondere öffentliche Stellen benötigen hierzu eine belastbare Bewertung, häufig einschließlich einer Datenschutz-Folgenabschätzung.
Abgrenzung
Eine Microsoft-365-Einführung startet ohne nennenswerten Altbestand. Eine Migration muss zusätzlich vorhandene Daten, Berechtigungen und Gewohnheiten überführen.
Weiterführende Begriffe
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