Budgetplanung ist die systematische Ermittlung und Verteilung der finanziellen Mittel, die ein IT-Projekt benötigt. Sie schafft die Grundlage für belastbare Entscheidungen, verlässliche Angebote und eine transparente Steuerung von der Initialisierung bis zum Go-Live.
Was zur Budgetplanung gehört
- Alle relevanten Kostenarten erfassen
- Aufwände realistisch schätzen
- Eine Reserve für Unvorhergesehenes einplanen
- Das Budget dokumentieren und freigeben lassen
Die wichtigsten Kostenarten
Den größten Block bilden meist Personal und externe Dienstleister. Dazu kommen Software und Lizenzen, Infrastruktur und Hardware sowie Aufwände für Migration, Test und Schulung. Häufig unterschätzt werden die späteren Betriebskosten, die über den Lebenszyklus betrachtet erheblich ins Gewicht fallen.
Warum eine Reserve unverzichtbar ist
Kein Projekt verläuft exakt nach Plan. Eine eingeplante Reserve fängt Änderungen, Fehleinschätzungen und unerwartete Ereignisse ab, ohne dass sofort das Gesamtbudget gesprengt wird. Ohne Reserve wird jede Abweichung zur Krise.
Zusammenhang mit der Aufwandsschätzung
Die Budgetplanung baut direkt auf der Aufwandsschätzung auf: Erst wenn Aufwände realistisch geschätzt sind, lässt sich ein belastbares Budget ableiten. Optimistische Schätzungen führen fast zwangsläufig zu Budgetüberschreitungen.
Beispiel aus der Praxis
Vor einer Systemeinführung werden Personal-, Lizenz- und Infrastrukturkosten ermittelt, Migration und Schulung eingeplant und eine Reserve von rund zehn Prozent hinterlegt. Auf dieser Basis gibt der Lenkungsausschuss das Budget frei.
Typische Fehler
- Betriebs- und Folgekosten vergessen
- Keine Reserve einplanen
- Auf optimistischen Schätzungen aufbauen
Abgrenzung: Budgetplanung und Projektcontrolling
Die Budgetplanung legt den finanziellen Rahmen zu Beginn fest. Das Projektcontrolling überwacht laufend, ob dieser Rahmen eingehalten wird, und steuert bei Abweichungen gegen.
Weiterführende Begriffe
Sie planen ein komplexes IT-Projekt?
SABIC IT unterstützt Unternehmen und öffentliche Organisationen von der Projektinitialisierung bis zum Go-Live, strukturiert, transparent und mit klarem Fokus auf Ergebnisse.
Kostenloses Erstgespräch buchen